Etter at koronapandemien brøt ut, har stadig flere jobbet hjemmefra. Den endrede arbeidshverdagen har ført til økt bruk av digitale verktøy, og dermed også medført økt effektivitet og fleksibilitet for mange. Dersom bedrifter ønsker å videreføre bruken av hjemmekontor, bør det vurderes hvordan man best bør gå frem for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø og en forsvarlig drift.
Dagens regler for bruk av hjemmekontor
Utgangspunktet er at arbeidsmiljølovens regler gjelder i arbeidsforhold. Dersom arbeidet utføres i arbeidstakers hjem og dette arbeidet ikke er kortvarig eller tilfeldig, gjelder den såkalte hjemmekontorforskriften i tillegg til arbeidsmiljølovens regler. Forskriften gjør noen unntak fra arbeidsmiljølovens regler.
Arbeidsgivers rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet i bedriften (arbeidsgivers styringsrett) gjelder også ved arbeid fra hjemmekontor. Dette betyr blant annet at arbeidsgiver har rett til å ta saklige beslutninger om arbeidet innenfor de begrensninger som følger av arbeidsavtalen, lov, tariffavtaler, arbeidsreglement og lignende.
Verken arbeidsmiljøloven eller hjemmekontorforskriften regulerer imidlertid arbeidsgivers adgang til å pålegge arbeidstaker hjemmekontor. Det innebærer at arbeidsgivers adgang til å pålegge dette må vurderes ut ifra ovennevnte begrensninger, og det må foreligger klare og dokumenterbare grunner før arbeidsgiver kan pålegge hjemmekontor (for eksempel smittevern). Arbeidstakere kan på sin side ikke kreve hjemmekontor.
Arbeids- og sosialdepartementet har foreslått endringer i hjemmekontorforskriften for å tilpasse reglene til dagens teknologiske og samfunnsmessige utvikling. Det er blant annet foreslått en tydeliggjøring av forskriftens virkeområde, et unntak fra kravet til skriftlig avtale i visse tilfeller, at Arbeidstilsynet gis kompetanse til å føre tilsyn, og hvorvidt hjemmearbeid skal omfattes av reglene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven.
Vurder behovet for hjemmekontor
Før en beslutning om hjemmekontor tas, bør det gjennomføres en vurdering av behovet. Formålet bør være å kartlegge om bedriften er tjent med en slik løsning, samt å kartlegge hvilke ønsker arbeidstakerne har. Et styrende hensyn bør også være om arbeidskulturen blir styrket eller svekket som følge av økt bruk av hjemmekontor.
Et styrende hensyn bør også være om arbeidskulturen blir styrket eller svekket som følge av økt bruk av hjemmekontor.
Det er en rekke momenter som kan inngå i en slik behovsvurdering. Det bør blant annet vurderes om økt bruk av hjemmekontor kan bidra til mer fleksibilitet, effektivitet og lønnsomhet for bedriften. Videre bør det vurderes hvilke arbeidsoppgaver som egner seg best på hjemmekontor. Det bør også gjennomføres samtaler med arbeidstakerne for å klarlegge deres ønsker. Ved å inkludere de ansatte og deres tillitsvalgte tidlig i prosessen, kan både tilliten og motivasjonen for den enkelte øke.
Interne retningslinjer for hjemmekontor
Dersom det besluttes bruk av hjemmekontor, bør bedriften vurdere å opprette interne retningslinjer for bruken. Disse bør blant annet inneholde opplysninger om hvem som skal ha muligheten til å benytte hjemmekontor, hvor ofte eller hvor mye hjemmekontor kan benyttes, og hvordan de ansatte skal følges opp.
Videre bør retningslinjene inneholde opplysninger om arbeidstiden. Hjemmekontorforskriften har egne regler om arbeidstid som må følges i de tilfeller forskriften gjelder.
Det må inngås en skriftlig avtale om hjemmearbeidet når arbeidet ikke er kortvarig eller tilfeldig, og denne må oppfylle minimumskravene i forskriften. Dersom arbeidsgiver eller andre skal ha tilgang til hjemmekontoret til den enkelte arbeidstaker, må arbeidstaker samtykke til dette.
Retningslinjen bør også opplyse om hvilke kostnader arbeidsgiver kan dekke, rutiner for oppfølging av reglene for helse, miljø og sikkerhet, hvordan driftssikkerheten ivaretas, hvordan taushetsbelagte eller fortrolige opplysninger må behandles, forsikringsdekning og oppfølging ved sykefravær.
Publisert 28.09.2021 – Fædrelandsvennen (abo): https://www.fvn.no/aktuelt/i/wOvoQd/hjemmekontor-hvilke-regler-gjelder
