I dagens aksjelovgivning er hovedregelen at både styremøter og generalforsamling skal skje i fysisk møte, dvs. et møte hvor styremedlemmene og aksjonærene fysisk er tilstede. Bakgrunnen for denne regelen er at fysiske møter gir den beste meningsutvekslingen, og spesielt i viktige saker er det et poeng at partene bør sitte sammen fysisk og drøfte saken.
Riktignok har aksjeloven regler om at styremøter kan avholdes uten fysisk møte, for eksempel på telefon eller Teams, eller til og med ved en ren skriftlig behandling, men dette forutsetter at styrets leder finner det betryggende. I slike tilfeller kan likevel det enkelte styremedlem eller daglig leder kreve at styret fysisk må samles.
Denne regelen er nå midlertidig endret ved at Regjeringen har gitt en forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte som følge av utbruddet av koronaviruset.
Kort fortalt innebærer unntaket at
- Det enkelte styremedlem og daglig leder ikke har rett til å kreve møtebehandling, og
- dersom styrets leder kommer til at det skal være et fysisk styremøte, så kan hvert av styremedlemmene kreve å få delta per telefon eller video, eller på en annen betryggende måte, dvs. uten å være fysisk til stede.
Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre der disse har rett eller plikt til å delta på styremøtet.
Når det gjelder generalforsamling så er aksjelovens normalordning at denne skal avholdes som fysisk møte. Aksjeloven har også her unntaksregler for såkalt forenklet generalforsamling. Hver av aksjeeierne, hvert styremedlem, daglig leder og revisor, kan imidlertid kreve at generalforsamlingen avholdes som fysisk møte.
Det er nå gitt forskrifter om at også generalforsamlingen kan avholdes uten fysisk møte. Det fremgår av de nye reglene at det er styret som kan beslutte at generalforsamling skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, f.eks. ved bruk av telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte. Når forskriften snakker om styret så er det styrets flertall som kan bestemme dette.
Det følger av reglene at styret må sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. Ytterligere fremgår det at styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning, herunder forhåndsstemming uten at det er vedtektsfestet.
Styret må også sørge for at alle som skal delta på generalforsamlingen, herunder aksjeeiere, styremedlemmer, revisor, daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta på generalforsamlingen, kan få delta uten å være fysisk til stede.
Det er verd å merke seg at den aktuelle forskriften skal gjelde så lenge den såkalte «koronaloven» gjelder.
Det er verd å merke seg at den aktuelle forskriften skal gjelde så lenge den såkalte «koronaloven» gjelder.
Avslutningsvis nevnes at det er gitt tilsvarende unntaksregler også for ansvarlige selskaper (ANS og DA).
Dersom du har spørsmål i forbindelse med ovennevnte kan du kontakte oss i Advokatfirma Toftes selskapsrettsgruppe.
